A reorganização interna da AHREP deverá entrar numa fase decisiva com novas eleições marcadas para 18 de Outubro, num processo destinado a regularizar a estrutura administrativa da associação e a resolver dificuldades acumuladas na gestão anterior. Entre os principais problemas estão a inexistência de uma conta bancária, a falta de acesso à base de dados dos sócios e a necessidade de tornar mais claros os procedimentos entre a direcção e o comando operacional.
De acordo com os responsáveis da Delegação Internacional Luxemburgo, vários passos administrativos já foram tratados, incluindo a certidão permanente e o número de contribuinte. O principal bloqueio estará agora na própria estrutura interna, nomeadamente na composição da direcção necessária para permitir a abertura de uma conta bancária.
Essa limitação teve consequências concretas. Durante as operações de apoio realizadas na sequência da tragédia em Portugal, foi necessário assegurar combustível, viaturas, transporte e deslocação de material. Sem uma conta bancária operacional, parte dessas despesas acabou por ser suportada directamente por responsáveis e por pessoas que colaboraram com a associação.
A gestão dos donativos também ficou condicionada. Foram recolhidos bens no Luxemburgo e noutros locais, mas a ausência de uma estrutura administrativa plenamente funcional dificultou o acompanhamento de alguns processos. A retirada de uma anterior página no Facebook aumentou ainda a preocupação entre algumas pessoas que tinham contribuído e procuravam saber qual o destino dos bens entregues.
Uma nova página da AHREP, denominada Delegação Internacional Luxemburgo, passou entretanto a concentrar a informação sobre as actividades desenvolvidas no Grão-Ducado. Foi igualmente criada uma nova página da AHREP em Portugal, onde deverão ser reunidas as actividades das diferentes delegações. A intenção passa por assegurar uma comunicação mais regular e permitir que associados, doadores e restantes interessados acompanhem o trabalho desenvolvido.
Outro problema identificado prende-se com a base de dados dos associados. Segundo os responsáveis ouvidos pelo Lëtzebuerg Hoje, pessoas que preencheram formulários de inscrição terão ficado registadas numa base de dados que não foi posteriormente entregue. Sem essa informação, tornou-se difícil confirmar novos sócios e processar correctamente o pagamento de quotas.
Foi entretanto criado um gabinete de reclamações, destinado a receber questões e prestar esclarecimentos sobre situações relacionadas com a associação. A nova estrutura deverá igualmente ajudar a recuperar informação que ficou dispersa após as alterações nos canais de comunicação anteriormente utilizados.
A preparação das eleições de 18 de Outubro já está em curso. Pessoas que anteriormente tinham manifestado interesse em permanecer na associação estão a ser contactadas para confirmar se pretendem continuar como sócias. No caso das novas adesões, a numeração existente continuará a ser utilizada, embora através de um procedimento provisório até à entrada em funções da próxima direcção.
A intenção é permitir que os novos órgãos reorganizem os procedimentos administrativos desde o início. Também a estrutura operacional deverá sofrer alterações, através da criação de novos números mecanográficos que permitam identificar a delegação, o mês de entrada, o número atribuído e o respectivo ano.
No Luxemburgo, os novos registos ficarão associados à Delegação Internacional Luxemburgo. Um sistema semelhante deverá ser aplicado à Suíça e às diferentes delegações existentes em Portugal.
A admissão de operacionais ficará sob responsabilidade do comando. A direcção poderá apresentar propostas, mas a decisão sobre a entrada caberá à estrutura operacional. O comandante poderá ainda propor o segundo comandante e os adjuntos, estando prevista a possibilidade de a direcção se pronunciar relativamente à escolha do segundo comandante.
A reorganização não se ficará pela componente administrativa. Há novos projectos em preparação, incluindo formação nas áreas da protecção civil e comunitária, com sessões dedicadas a conhecimentos gerais e à preparação para situações de catástrofe. Nesta primeira fase, não se tratará de formação credenciada.
No Luxemburgo, estão previstas sessões mensais destinadas aos diferentes grupos. A participação não deverá ficar limitada aos operacionais da AHREP e poderá abranger outras pessoas interessadas. A organização pretende distribuir os participantes por grupos e concentrar as sessões aos domingos, procurando compatibilizar a formação com a vida profissional e familiar.
Há igualmente um projecto dirigido às gerações mais novas. A AHREP está a desenvolver os chamados «guardiões», destinados a crianças e jovens dos seis aos 15 anos, e os «pré-operacionais», para participantes entre os 15 e os 18 anos. A partir dos 18 anos poderá ocorrer a passagem para a estrutura operacional.
Estão previstos exercícios e outras iniciativas que permitam aos mais novos contactar com diferentes vertentes da protecção civil. O objectivo passa por construir gradualmente uma estrutura de aprendizagem capaz de preparar novas gerações e assegurar continuidade ao trabalho da associação.
A Delegação Internacional Luxemburgo pretende igualmente estabelecer protocolos com outras associações e participar em actividades locais. Segundo os responsáveis, existem já contactos com várias estruturas associativas no país e está prevista cooperação em iniciativas nas quais a participação dos elementos da AHREP possa ser útil.
As futuras inscrições deverão também permitir identificar as áreas de actividade que despertam maior interesse em cada participante. A formação de base será comum, seguindo-se posteriormente uma orientação para áreas específicas em função das preferências demonstradas.
Até à tomada de posse da direcção que resultar das eleições de Outubro, a actual equipa continuará a assegurar os trabalhos necessários, a regularizar procedimentos e a preparar os projectos previstos para a próxima fase da associação.
A estrutura actualmente em funções, em particular a Delegação Internacional Luxemburgo, deixa ainda um agradecimento a todas as pessoas que contribuíram com donativos e apoiaram as operações realizadas, reconhecendo que as dificuldades administrativas impediram, em alguns momentos, que o acompanhamento e a comunicação fossem feitos da forma pretendida.
Um agradecimento especial é dirigido à Associação Cultural e Humanitária da Bairrada no Luxemburgo e ao seu presidente, Comendador Rogério Oliveira, bem como a Miguel Manaia, da Maison Bintz. Segundo os responsáveis da AHREP, este apoio teve expressão concreta na operação de ajuda enviada para Portugal, incluindo o pagamento do transporte do semi-reboque utilizado para fazer chegar os bens recolhidos ao destino.
